ZFŚS w sektorze prywatnym, (w tym w spółkach) po zmianach przepisów prawa w 2024 roku – w praktyce

Ramowy Program:

1. Odpis na 2024 rok po zmianach przepisów prawa dla pracowników, emerytów, rencistów, w tym m.in. zwiększenie odpisu z tytułu posiadania znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,
   – ustalenie przeciętnego zatrudnienia,
2. Zasady gospodarowania ZFŚS i cel działalności socjalnej.
3. Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS:
   • pracownicy (w tym problematyka pracowników zatrudnionych u kilku pracodawców oraz uprawnienia małżonków zatrudnionych u tego samego pracodawcy i ich dzieci),
   • pracownicy na urlopach macierzyńskich, bezpłatnych, wychowawczych, stażyści, pracownicy interwencyjni, nauczyciele uzupełniający etaty i inne szczególne przypadki – uwaga na błędy,
   • emeryci i renciści – czy/jak można ich wykluczyć?
   • członkowie rodzin (kto i w jakim zakresie może korzystać, problem małżonków, konkubinatu i inne problemy praktyczne),
   • możliwość modyfikowania uprawnień (w tym rozszerzenia grona uprawnionych),
   • zasady korzystania ze świadczeń socjalnych przez członków rodzin po zmarłych pracownikach i byłych pracownikach – emerytach i rencistach).
4. Regulamin ZFŚS – przykładowy wzór regulaminu, wniosków i oświadczenia o sytuacji socjalnej.
5. Problematyka związków zawodowych i pracownika reprezentującego interesy załogi.
6. Komisja socjalna – zarys (Czy musi być komisja socjalna? Czy komisja socjalna jest nielegalna?)

7. Formy pomocy

• • rodzaje dopuszczalnych wydatków z ZFŚS i najczęstsze nieprawidłowości w tym zakresie. Wydatki niepodlegające finansowaniu z ZFŚS,
  • warunki przyznawania i rodzaje finansowej i rzeczowej pomocy materialnej (zapomóg, paczek okolicznościowych, biletów do kina, kart na zajęcia sportowo-rekreacyjne, fitness – problemy praktyczne, w tym jak często można przydzielać pomoc dla jednej osoby),
  • bony towarowe i inne znaki uprawniające do wymiany na towary lub usługi – orzecznictwo sądów, problem składek ZUS i podatku,
  • czym się różnią karty przedpłacone od podarunkowych – problemy podatkowe,
  • świadczenia na rzecz różnych form wypoczynku (czy można imprezy masowe?),
  • wczasy pod gruszą – najczęstsze błędy (m.in. problem urlopu w praktyce),
  • wycieczki grupowe i indywidualne, wczasy zagraniczne,
  • obozy i kolonie dla dzieci,
  • finansowanie imprez okolicznościowych i integracyjnych – błędy,
  • wycieczki (skarbowe nieścisłości interpretacyjne),
  • prywatna opieka medyczna i zakup środków trwałych – czy możliwe?
  • dopłata pracowników do imprez sportowych i kulturalnych – czy można?

8. Pożyczki mieszkaniowe – zarys (przykładowe zapisy w regulaminie).
9. Badanie sytuacji socjalnej, a ochrona danych osobowych (RODO) w świetle aktualnych przepisów i interpretacji UODO oraz w świetle nowych przepisów Kodeksu pracy i Polskiego Ładu.

• • co to jest sytuacja socjalna i dlaczego powinna być uczciwie zbadana?
  • jak badać sytuację socjalną, aby pozyskać faktyczne, porównywalne dane – dotyczy to zwłaszcza pewnej szerokiej grupy pracowników oraz osób prowadzących działalność gospodarczą,
  • problematyka ustalania sytuacji socjalnej (autorski praktyczny przykład),
  • świadczenia 800+, alimenty, program RKO, rodzinne, zasiłki i inne przysporzenia a kryterium socjalne,
  • rozdzielność majątkowa a badanie sytuacji socjalnej,
  • dopuszczalne sposoby pozyskiwania i potwierdzania przez pracodawcę sytuacji materialnej osób uprawnionych, co może pracodawca w świetle przepisów RODO,
  • dokumenty potwierdzające sytuację życiową, w tym dane sensytywne – czego może żądać pracodawca?
  • czy niezłożenie dokumentów potwierdzających wysokość dochodów może być podstawą do odmowy świadczenia?
  • jak badać sytuację socjalną pracowników zdalnych, wykonujących pracę po zmianie przepisów Kodeksu pracy.

10. Zasady prawidłowej i efektywnej organizacji ZFŚS

• • obsługa funduszu – kto może obsługiwać ZFŚS, jakie musi mieć upoważnienia,
  • nadzór nad prawidłowym wydatkowaniem środków – co mogą związki zawodowe, a co pracownik reprezentujący interesy załogi?
  • zachowanie ważnych terminów – kiedy kary z PIP?
  • uznaniowy charakter świadczeń, a kiedy świadczenia są roszczeniowe i wymagalne?
  • kiedy dokonywać obowiązkowego przeglądu danych?
  • kiedy i jakie dane usuwać?
  • jakie są dopuszczalne sposoby dokumentowania choroby i zdarzeń losowych.

11. Opodatkowanie i składki do ZUS

• • zwolnienia podatkowe w 2024 roku,
  • nasilone kontrole ZUS – kiedy ZUS żąda naliczenia składek po stronie pracodawcy i pracownika za wypłaty z konta ZFŚS?

12. Najczęściej popełniane błędy.
13. Sankcje za nieprzestrzeganie ustawy o ZFŚS – co, komu grozi i w jakim przypadku? – w tym kary z własnej kieszeni.
14. Egzekucja z ZFŚS – w jakim przypadku i do jakiej kwoty?
15. ZFŚS w wyjaśnieniach i orzecznictwie sądowym.
16. Skutki przyznawania świadczeń „po równo” i pozorne różnicowane.
17. Procedura zmiany regulaminu ZFŚS – zarys.
18. Integracja?
19. Pracownik zdalny a ZFŚS.
20. Ważne terminy, w tym coroczny przegląd danych.